Privacy Vrijwilligers

Privacyverklaring Vrijwillegers

Verwerking persoonsgegevens Vrijwilligers Voedselbank Zuidoost-Drenthe

Bij de aanmelding als vrijwilliger ten behoeve van  de Voedselbank Zuidoost Drenthe worden een aantal persoonsgegevens geregistreerd. Dat gebeurt door de secretaris van het bestuur.

De Voedselbank Zuidoost Drenthe is wettelijk verplicht deze persoonsgegevens goed te beschermen en wil daar ook naar handelen. In deze verklaring, die u uitgereikt of toegestuurd wordt zodra u als vrijwilliger bent gestart met de werkzaamheden waarvoor u zich hebt aangemeld, leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, gebruiken, opslaan en gebruiken en/of delen, ofwel hoe wij de opgeslagen gegevens verwerken.

Zodra uw werkzaamheden als vrijwilliger start, wordt u een formulier toegezonden, waarbij u gevraagd wordt een aantal gegevens in te vullen, en dit formulier wordt vergezeld van de nu voor u liggende privacyverklaring. Door uw handtekening op het gegevensformulier te plaatsen, gaat u akkoord met de wijze waarop uw gegevens worden verwerkt.

Welke persoonsgegevens vragen wij van u?

Cliënten wordt bij de inschrijving gevraagd naar:

Achternaam zoals gehanteerd door u indien sprake is van huwelijk/partnerschap

• Voornamen
• Geboortedatum
• Geslacht
• Straatnaam en nummer
• Postcode
• Woon-/verblijfplaats
• Telefoonnummer (vast en/of mobiel)
• E-mailadres
• Datum waarop de werkzaamheden zijn of zullen worden gestart
•  Indien aangemeld als chauffeur rijbewijs met datum van afgifte
• Indien noodzakelijk voor de functie: een VOG
• Akkoordverklaring en ondertekening

Toelichting: voor een VOG-aanvraag die verplicht is voor leden van het bestuur, screeners en coördinatoren is het noodzakelijk naast de officiële naam (evt. meisjesnaam indien van toepassing) ook het privé-emailadres te vermelden, omdat de aanvraag anders niet in behandeling kan worden genomen. Is de goedkeurende VOG-verklaring ontvangen en de vrijwilliger heeft een taak waarbij hij/zij wordt voorzien van een zakelijk emailadres en/of telefoon, dan worden de privé-gegevens verwijderd. Bij vrijwilligers die uit hoofde van hun taak géén zakelijke voorzieningen ontvangen, blijft het gaan om de privé-gegevens.

Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?

1.      Indien het betreft bestuursleden/bestuursadviseurs:

–          Teneinde onderlinge contacten te kunnen onderhouden en gegevens te kunnen uitwisselen, relevant voor het functioneren als bestuurslid

–          Teneinde met externe relaties en/of cliënten en/of donateurs en/of subsidiegevers adequaat te kunnen communiceren

–          Teneinde de bereikbaarheid ven bestuursleden/adviseurs op de website te kunnen publiceren

2.      Indien het betreft chauffeurs:

–          Teneinde een door het hoofd logistiek opgesteld werkrooster te kunnen communiceren

–          Teneinde overige mededelingen van het hoofd logistiek en/of de secretaris en/of het bestuur te kunnen ontvangen, dan wel aan hoofd logistiek, secretaris en/of bestuur mededelingen door te geven

–          Teneinde onderlinge communicatie te kunnen onderhouden, nodig bij plotselinge werkzaamheden en/of andere calamiteiten

3.      Indien het betreft screeners:

–          Teneinde met het hoofd administratie en collega-screeners te kunnen communiceren via de zakelijke telefoon en email

–          Teneinde mededelingen van de secretaris en/of het bestuur te kunnen ontvangen of de secretaris en/of  het bestuur te kunnen benaderen

–          Teneinde door cliënten te kunnen worden benaderd bij aanmelding, herscreening, afwezigheid bij de uitgifte, wijziging in omstandigheden relevant voor het verkrijgen van een voedselpakket, in  het jaarlijkse schema van uitgiftedata of andere relevante zaken in het kader van de screening waartoe de zakelijke voorzieningen worden gehanteerd

–          Teneinde door het hoofd administratie en/of de secretaris aan externe partijen te kunnen mededelen indien relevant voor de (her-)beoordeling van cliënten of in andere situaties relevant voor de cliënt en/of de Voedselbank

4.      Indien het betreft coördinatoren:

–          Teneinde contacten te kunnen hebben met het magazijn, de aan het uitgiftepunt toegewezen screener, het bestuur en de overige vrijwilligers van het uitgiftepunt

–          Teneinde mededelingen van het bestuur c.q. de secretaris te kunnen ontvangen

–          Teneinde de cliënten in de gelegenheid te kunnen stellen belangrijke mededelingen op de uitgifte dag door te kunnen geven

5.      Indien het betreft overige vrijwilligers, werkzaam voor de Voedselbank:

–          Teneinde mededelingen van het bestuur en/of de secretaris te kunnen ontvangen of zelf contact te hebben met bestuur/bestuursleden

–          Teneinde voor de coördinatoren bereikbaar te zijn in het kader van het regelen van zaken met betrekking tot de cliënten, de uitgifte of andere voor het uitdelen van de voedselpakketten relevante zaken

6.      Indien het betreft vrijwilligers werkzaam ten behoeve van De Voorzieningenwijzer:

–          Teneinde mededelingen te kunnen ontvangen of berichten te kunnen versturen aan de coördinator van het project De Voorzieningenwijzer (verder: DVW)

–          Teneinde (potentiële) cliënten van DVW in de gelegenheid te stellen noodzakelijke contacten te kunnen hebben

7.      Indien het betreft alle vrijwilligers werkzaam voor de Voedselbank of via deze voor DVW:

–          Teneinde in voorkomende situaties schade is toegebracht aan eigendommen van de Stichting of het project dan wel aan cliënten, het bestuur in de gelegenheid te stellen op juiste wijze met de verzekeringsmaatschappij te kunnen communiceren

–          Teneinde bij mogelijk gedrag dat schade toebrengt aan de Voedselbank of via deze aan DVW handelend te kunnen optreden

–          Teneinde de juiste gegevens te kunnen verstrekken bij het aanvragen van een VOG voor die vrijwilligers waarbij dat verplicht is gesteld

Hoe bewaren wij uw gegevens?

De van u ontvangen gegevens worden opgeslagen in een geautomatiseerd programma door de secretaris van het bestuur. Deze is de enige persoon die tot het geheel van deze gegevens toegang heeft. De secretaris kan bij afwezigheid een ander bestuurslid voor de duur van de afwezigheid machtigen om gegevens uit het systeem te gebruiken onder dezelfde voorwaarden als hierna vermeld.

De betreffende computer/laptop waarop de gegevens zijn opgeslagen zijn voldoende beveiligd om virussen, lekken e.d. te voorkomen middels de installatie van programma’s die deze zaken kunnen traceren en indien nodig vernietigen/verwijderen. De papieren bewijsstukken die door u zijn verstrekt om uw gegevens te kunnen opslaan, worden na deze opslag direct vernietigd.

Waar sprake is van de registratie van een noodzakelijke VOG, wordt deze bij ontvangst door de vrijwilliger door de secretaris slechts ingezien, waarna in het systeem wordt geregistreerd dat de VOG geen beletselen heeft laten zien voor de werkzaamheden ten behoeve van de Voedselbank. De VOG zelf blijft eigendom van de vrijwilliger.

Waar sprake is van de registratie van een rijbewijs dat noodzakelijk is voor de werkzaamheden worden slechts de aard en de datum van afgifte opgeslagen.

Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden gedeeld met die functionaris die dat voor de uitoefening van de werkzaamheden nodig heeft om deze werkzaamheden naar behoren te kunnen uitvoeren. De gegevens worden verstrekt door de secretaris aan de persoon binnen de organisatie die deze gegevens nodig heeft zoals beschreven in het onderdeel “Waarom verwerken we uw persoonsgegevens?”. Indien er sprake is van een situatie die naar het oordeel van de secretaris niet of onvoldoende in deze verklaring is beschreven, vraagt hij het oordeel van het bestuur, waarna zo nodig, met mededeling aan de betrokken vrijwilliger(s), deze verklaring wordt aangepast.

Beperkt noodzakelijke contactgegevens kunnen worden gedeeld met die organisaties waarmee de Voedselbank een samenwerkingsrelatie heeft, welke op per 2025 bestaan uit de plaatselijke afdeling van het Leger des Heils, Humanitas Emmen/Borger-Odoorn, Stichting Leergeld Emmen, de Stichting Jarige Job en de Stichting Emmen voor Elkaar (afdeling van Schuldhulpmaatje). Deze toestemming kan in voorkomende gevallen ook worden verleend voor contacten met de plaatselijke welzijnsinstellingen (Sedna Emmen, Andes Borger-Odoorn, Sociale Teams Borger-Odoorn en Stichting Welzijn Coevorden). In alle gevallen wordt dit alleen toegestaan indien contact noodzakelijk is in verband met de belangen van een of meerdere cliënten.

Hoe lang bewaren wij uw gegevens?

De gegevens die volgens het voorgaande zijn opgeslagen worden verwijderd zodra een vrijwilliger de organisatie verlaat.

Wat zijn uw rechten met betrekking tot de door u verstrekte persoonsgegevens?

U kunt:

• Een overzicht krijgen van de persoonsgegevens die wij van u hebben geregistreerd
• Uw persoonsgegevens laten bijwerken, wijzigen, laten verwijderen of vernietigen mits het functioneren van de organisatie daardoor niet wordt verhinderd
• Een klacht indienen over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan bij het bestuur, die daarover binnen 14 dagen na ontvangst van uw klacht een uitspraak doet; mocht u zich niet met deze uitspraak kunnen verenigen dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

Indien wij geen of te beperkte persoonsgegevens van u hebben om de werkzaamheden onder de eindverantwoordelijkheid van het bestuur te doen plaatsvinden, kunnen wij u verzoeken uw werkzaamheden te staken.

Foto’s en/of ander beeldmateriaal

Ten behoeve van onze website, van andere media-uitingen die naar het oordeel van het bestuur van belang zijn voor de positie van de Voedselbank en de door haar te verrichtten taken, kunnen van of op uitgiftepunten, het magazijn, bij of in de vervoersmiddelen van de Voedselbank, dan wel op andere besloten of openbare plekken foto’s, video’s of ander beeldmateriaal worden gemaakt, waarbij het bestuur zal garanderen dat vrijwilligers niet of onherkenbaar in beeld komen. U kunt in een dergelijke situatie altijd aangeven dat van u onder geen voorwaarde beelden mogen worden gemaakt, aan welke wens gehoor zal worden gegeven.

Toestemming

Bij de aanmelding als vrijwilliger van de Voedselbank Zuidoost Drenthe geeft u aan akkoord te gaan met deze verklaring en de wijze waarop wij uw gegevens opslaan, verwerken en (doen) gebruiken.

Wijzigingen

Het bestuur van de Voedselbank Zuidoost Drenthe kan deze privacyverklaring aanpassen als gevolg van nieuwe ontwikkelingen in wetgeving of rechtspraak en als gevolg van wijzigingen in de organisatie.

Vragen

Heeft u vragen over deze verklaring dan kunt u zich richten tot de secretaris met uw concrete vraag/verzoek middels een email aan: secretariaat@voedselbankzuidoostdrenthe.nl. Hierop zal binnen 14 dagen worden gereageerd.